41 DeepSeek写材料:会议通知提示词模板
一、会议通知必备要素解析
一份完整的会议通知包含以下8个核心部分:
1. 标题:发文机关+事由+文种
例:"XX局关于召开2025年第一季度工作调度会的通知"
2. 引言段:简明扼要说明会议背景和目的
例:"为贯彻落实市委市政X工作部署,总结前一阶段工作,经研究,决定召开..."
3. 会议主题:用一句话概括会议核心内容
4. 会议时间:具体到分钟,使用24小时制
例:"2025年7月15日14:30"
5. 会议地点:写明具体会议室名称及位置
例:"局机关3楼大会议室"
6. 参与人员:分必选、列席、特邀三类
必选人员:必须参会人员名单
列席人员:根据需要参会人员
特邀人员:上级领导或专家等
7. 会议议程:按顺序列出所有议程项
建议使用"第一项"、"第二项"等规范表述
8. 相关要求:
包括但不限于:
报名方式及截止时间
需要提前准备的材料
着装要求
会场纪律
联系人及联系方式
以下是经过优化的AI工具提示词模板,可以直接复制使用:
请以[发文机关名称]名义撰写一份关于[会议主题]的会议通知,要求格式规范、用语正式。具体信息如下: 一、基础信息 1. 收文单位:[填写具体单位/部门名称] 2. 会议主题:[简要说明会议主要内容] 3. 会议时间:[年/月/日 时:分] 4. 会议地点:[具体会议室名称及位置] 二、参会人员 1. 必选人员:[列出必须参会人员] 2. 列席人员:[列出需要列席人员] 3. 特邀人员:[如有上级领导或专家请注明] 三、会议议程 1. 第一项:[议程内容] 2. 第二项:[议程内容] 3. 第三项:[议程内容] [根据需要添加更多议程] 四、其他要求 1. 报名方式:[说明如何报名及截止时间] 2. 材料准备:[需要提前准备的材料] 3. 着装要求:[如"着正装"等] 4. 会场纪律:[如"提前10分钟入场"等] 5. 联系人:[姓名+职务+电话+邮箱] 请使用正式公文用语,避免口语化表达,涉及时间统一使用阿拉伯数字,重要事项使用"请""须""务必"等规范用词。
案例1:常规工作会议通知
请以"XX市财政局办公室"名义向"各科室、直属单位"下发一份关于"2025年预算编制工作推进会"的会议通知。具体信息如下: 一、基础信息 1. 会议主题:部署2025年预算编制工作 2. 会议时间:2025年4月10日9:30 3. 会议地点:财政局8楼会议室 二、参会人员 1. 必选人员:各科室负责人、预算科全体人员 2. 列席人员:各科室预算工作联络员 3. 特邀人员:无 三、会议议程 1. 第一项:传达省财政厅预算编制工作要求 2. 第二项:讲解2025年预算编制新变化 3. 第三项:部署本单位预算编制工作 4. 第四项:局领导讲话 四、其他要求 1. 报名方式:4月9日17:00前报办公室 2. 材料准备:携带本部门预算初稿 3. 着装要求:着正装 4. 会场纪律:关闭手机或调至静音 5. 联系人:办公室李主任,电话12345678,邮箱xx@czj.gov.cn
案例2:紧急会议通知
请以"XX区应急管理局"名义向"各街道应急办、相关成员单位"下发一份关于"强降雨防范工作紧急部署会"的会议通知。要求体现紧迫性,具体信息如下: 一、基础信息 1. 会议主题:部署强降雨防范应对工作 2. 会议时间:2025年5月20日15:00 3. 会议地点:区应急指挥中心 二、参会人员 1. 必选人员:各街道应急办主任 2. 列席人员:区气象局、水务局分管领导 3. 特邀人员:市应急管理局领导 三、会议议程 1. 第一项:气象局通报降雨预测 2. 第二项:传达市领导批示精神 3. 第三项:部署防范应对措施 4. 第四项:区领导讲话 四、其他要求 1. 报名方式:立即回复参会人员名单 2. 材料准备:携带本辖区应急预案 3. 着装要求:便于应急行动的着装 4. 会场纪律:确保通讯畅通 5. 联系人:指挥中心王科长,电话13500001111
1. 时间表述规范化
错误示例:"下周一上午"
正确示例:"2025年6月10日(星期一)9:00"
2. 地点描述具体化
不推荐:"局会议室"
推荐:"局机关办公楼5楼501会议室(从西门进入)"
3. 参会人员分类明确
按重要性分必选、列席、特邀三类
避免使用"等相关人员"等模糊表述
4. 议程排序合理化
一般按"传达学习-通报情况-部署工作-领导讲话"顺序
每个议程项预估时间并标注(如需)
5. 联系方式完整化
应包含:姓名+职务+办公电话+手机+邮箱
特别重要的会议建议提供AB角联系人
对于多分会场、多议程的复杂会议,可以使用分层提示法:
第一步:请列出本次会议的所有基本要素:
1. 会议背景
2. 主要议题
3. 涉及部门
4. 特殊要求
第二步:根据上述要素,按以下结构起草通知:
[完整通知结构]
第三步:检查并修正:
1. 用语是否规范
2. 要素是否齐全
3. 时间地点是否明确
4. 联系方式是否准确
这种方法尤其适用于:
年度工作会议
跨部门协调会
有多位领导出席的会议
包含培训环节的会议
记住这个简单公式:
优质会议通知 = 明确要素 + 规范用语 + 完整信息